Jak KSeF wywołał burzliwą dyskusję na komisji Rady Gminy Kłomnice?

Miał uporządkować obieg faktur, tymczasem ujawnił problemy z zamówieniami dokonywanymi w ramach funduszu sołeckiego. Podczas posiedzenia Komisji Oświaty, Spraw Obywatelskich i Rozwoju Gminy skarbnik gminy opowiedziała o fakturach wystawianych na Urząd Gminy Kłomnice bez wcześniejszego uzgodnienia zakupów. Nie wskazano jednak, których sołectw ani których sołtysów dotyczyły omawiane sytuacje.

Komisja Oświaty, Spraw Obywatelskich i Rozwoju Gminy obradowała 21 lipca 2026 roku. Jednym z tematów, który wywołał szczególnie ożywioną dyskusję, było funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF.

KSeF służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że faktura wystawiona z numerem NIP Gminy Kłomnice pojawia się bezpośrednio w systemie, do którego dostęp mają odpowiedzialni za jej obsługę pracownicy urzędu.

Nowe rozwiązanie pozwoliło jednak dostrzec problem, który wcześniej mógł pozostawać ukryty do czasu dostarczenia do urzędu papierowego dokumentu. Jak wynikało z wypowiedzi skarbnik gminy, zdarzają się sytuacje, w których sołtysi zamawiają towary albo usługi, podając dane Urzędu Gminy Kłomnice, mimo że wcześniej nie poinformowali urzędu o planowanym zakupie.

Faktura jest, ale nikt nie wie, kto zamawiał

Skarbnik opisała sytuację, w której do systemu gminy wpłynęła faktura, lecz pracownicy nie wiedzieli, kto dokonał zakupu i czego właściwie dotyczyło zamówienie.

Ustalenie pochodzenia dokumentu zajęło wiele godzin. Jedna z pracownic chodziła po urzędzie i pytała kolejnych pracowników, czy któryś z nich zamawiał wskazany na fakturze towar. Nikt nie potwierdzał dokonania zakupu. Dopiero później udało się ustalić, że zamówienie zostało złożone przez jednego z sołtysów, który wcześniej nie poinformował o tym urzędu.

Podczas posiedzenia nie podano, o którego sołtysa ani o jakie sołectwo chodziło. Nie przedstawiono również szczegółowej listy towarów lub usług zamawianych w taki sposób. Skarbnik zasugerowała jedynie, że zdarzają się zakupy, o których charakterze sama nie chciałaby szerzej opowiadać radnym.

Takie niedopowiedzenie może oczywiście rozbudzać ciekawość. Istota sprawy nie leży jednak w tym, co dokładnie zostało kupione, ale w sposobie dokonywania zamówienia. Urząd nie powinien dowiadywać się o zakupie dopiero wtedy, gdy w KSeF pojawia się faktura wystawiona na gminę.

Dwa tysiące złotych i niewłaściwy paragraf

Podczas komisji omówiono także fakturę na około dwa tysiące złotych, która miała zostać pokryta ze środków funduszu sołeckiego.

Dokument został jednak opisany przy użyciu niewłaściwego paragrafu klasyfikacji budżetowej. Skarbnik zapowiedziała, że nie zaakceptuje faktury w takiej postaci. Podkreśliła, że chodzi o finanse publiczne, a sposób wydatkowania i klasyfikowania pieniędzy musi odpowiadać przepisom.

Nie jest to wyłącznie księgowa formalność. Klasyfikacja budżetowa określa, na jaki rodzaj wydatku przeznaczane są publiczne środki. Wydatek powinien być zgodny zarówno z przedsięwzięciem wskazanym przez sołectwo, jak i z planem finansowym gminy. Jeżeli dokument został niewłaściwie opisany albo zakup nie był wcześniej uzgodniony, skarbnik nie może zatwierdzić go tylko dlatego, że faktura została już wystawiona.

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza bowiem, że gmina uznała zakup za prawidłowy ani że dokument zostanie automatycznie opłacony. System rejestruje fakturę, ale nie zastępuje kontroli merytorycznej i finansowej prowadzonej przez urząd.

Fundusz sołecki nie jest osobną kasą sołtysa

Źródłem nieporozumień może być sposób postrzegania funduszu sołeckiego. Potocznie mówi się niekiedy, że dane sołectwo „ma swoje pieniądze”. Nie oznacza to jednak, że środki zostają przekazane sołtysowi i mogą być przez niego samodzielnie wydawane.

Fundusz sołecki pozostaje częścią budżetu gminy. Mieszkańcy podczas zebrania wiejskiego decydują, jakie przedsięwzięcia chcieliby zrealizować, a sołtys reprezentuje sołectwo i uczestniczy w przygotowaniu wniosku. Pieniądze nadal są jednak środkami publicznymi pozostającymi w budżecie gminy.

To gmina realizuje wybrane przedsięwzięcie, dokonuje wydatku, zawiera odpowiednie umowy lub składa zamówienia oraz rozlicza faktury. Sołtys nie może samodzielnie zaciągać zobowiązań obciążających budżet gminy, jeżeli nie otrzymał do tego właściwego umocowania.

Każdy zakup powinien zatem zostać wcześniej uzgodniony z urzędem. Musi być zgodny z wnioskiem sołeckim, planem finansowym, klasyfikacją budżetową i procedurami dotyczącymi wydatkowania publicznych pieniędzy.

Działanie odwrotne — najpierw zamówienie towaru, a dopiero później postawienie urzędu przed wystawioną fakturą — powoduje poważny problem. Urzędnicy muszą ustalać, kto dokonał zakupu, czy był on przewidziany w funduszu, czy mieści się w odpowiednim zadaniu i czy istnieje podstawa do jego opłacenia.

KSeF niczego nie ukryje

W tradycyjnym obiegu dokumentów faktura mogła zostać przyniesiona do urzędu przez osobę dokonującą zakupu. Pracownik otrzymywał wówczas dokument wraz z przynajmniej podstawową informacją, kto go dostarczył i czego dotyczy.

KSeF zmienił ten mechanizm. Faktura wystawiona na gminę pojawia się w systemie bez konieczności przekazania jej przez zamawiającego. Jeżeli zakup nie został wcześniej zgłoszony, urzędnicy widzą dokument, lecz nie zawsze wiedzą, kto i w jakich okolicznościach doprowadził do jego wystawienia.

System nie stworzył więc problemu z nieuzgodnionymi zamówieniami. Sprawił natomiast, że ich skutki stały się natychmiast widoczne w urzędzie.

Z jednej strony KSeF może utrudniać pracę księgowości, ponieważ każdą nierozpoznaną fakturę trzeba wyjaśnić. Z drugiej strony zwiększa przejrzystość. Dokumentu wystawionego na NIP gminy nie można już odłożyć i dostarczyć dopiero wtedy, gdy jego autor uzna to za wygodne. Faktura trafia do oficjalnego systemu i wymaga odpowiedniej reakcji.

Jeden pracownik do spraw funduszu sołeckiego

Skarbnik zapowiedziała zmianę organizacji obsługi funduszu sołeckiego w Gminie Kłomnice. Wyznaczony ma zostać pracownik merytoryczny odpowiedzialny właśnie za sprawy związane z realizacją sołeckich przedsięwzięć.

To z nim sołtysi będą zobowiązani uzgadniać planowane zakupy, zanim zamówią jakikolwiek towar albo usługę. Zamówienia mają być dokonywane na podstawie zlecenia przygotowanego przez gminę. Dopiero po przeprowadzeniu takiej procedury faktura będzie mogła prawidłowo trafić do systemu i zostać rozliczona.

Rozwiązanie ma uporządkować odpowiedzialność i zakończyć sytuacje, w których pracownicy przez kilka godzin szukają osoby odpowiedzialnej za pojawienie się nieznanego dokumentu.

Wyznaczenie jednego pracownika powinno również pomóc samym sołtysom. Zamiast zastanawiać się, z kim należy uzgodnić zakup i jakich dokumentów wymaga urząd, otrzymają wskazaną osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie ich przez całą procedurę.

Najpierw uzgodnienie, później zamówienie

Dyskusja podczas komisji pokazała, że cyfryzacja nie sprowadza się tylko do zastąpienia papierowej faktury plikiem w komputerze. Nowy system wymusza zmianę dotychczasowych przyzwyczajeń i uporządkowanie obiegu informacji.

Sołectwo ma prawo wskazywać przedsięwzięcia, na które chce przeznaczyć środki funduszu sołeckiego. Sołtys może zabiegać o ich realizację, kontaktować się z wykonawcami i pomagać w wyborze potrzebnych rozwiązań. Nie może jednak samodzielnie składać zamówień obciążających gminę, a następnie oczekiwać, że urząd po prostu opłaci wystawioną fakturę.

Skarbnik odpowiada za kontrolę finansową i nie może zatwierdzić dokumentu, który jest niezgodny z planem, został błędnie opisany albo nie przeszedł wymaganej procedury. Nawet jeżeli sam zakup wydaje się potrzebny, publicznych pieniędzy nie wydaje się na zasadzie późniejszego uzgadniania faktów dokonanych.

KSeF nie wywołał problemu. Jedynie oświetlił miejsce, w którym obieg informacji pomiędzy niektórymi sołtysami a Urzędem Gminy Kłomnice przestał działać prawidłowo.

Teraz gmina zamierza wprowadzić jasną zasadę: najpierw kontakt z pracownikiem odpowiedzialnym za fundusz sołecki, następnie sprawdzenie zgodności wydatku i przygotowanie zlecenia, a dopiero na końcu zamówienie i faktura.

W przypadku publicznych pieniędzy kolejność naprawdę ma znaczenie.

Fot. okładki: pixabay.com